感染症と業務拡大への対策を契機に紙書類の多い業界でのデジタル化を推進し、生産性向上を実現
- テレワーク導入状況
- 全社で導入済
- before 問 題
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- 仕事と育児・介護の両立への不安
- 紙媒体が主となっている社内業務
- 紙書類にかかるコストや移動にかかる時間と費用
【問題】に対する【取組】について
- 感染症対策と仕事・育児介護の両立を考えテレワークを導入
- 従業員の感染症対策と、育児や介護との両立を図るため、テレワークを導入しました。出社しなければいけなかった従来のシステムも、徐々にクラウドへ移行しています。また、業務の進捗や書類の情報共有が容易になり、複数人で確認しやすいため入力ミス防止にも繋がりました。電話対応もあるので、家庭の事情に合わせて交替でテレワークを利用しています。
- デジタル化により行政対応や業務効率が向上
- 得意先にも電子申請の理解が得られ、書類への押印がなくとも行政へ書類提出ができるようになりました。操作に不安のあった行政の電子申請システムですが、社内で何度も訓練を行い、従業員の不安が解消され、個人のスキルアップにも繋がりました。また書類郵送によるタイムラグが解消され、お客様対応がスピーディーにできています。
- ペーパーレス化や移動コストを削減
- テレワークの活用と書類の電子化により、紙書類が減少し、問題となっていた保管場所の縮小にも繋がりました。また、出社しなければ見ることができなかった紙書類も、電子化によりいつでもどこでも確認できています。相談業務はメールやWeb会議システムを活用することで、電話対応にかかる時間や訪問する際の移動時間が短縮されました。
- after 結 果
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- テレワーク活用により、育児や介護だけではなく、傷病を抱えた場合などでも仕事が続けられるという安心感が生まれ、モチベーションがアップしました。
- 移動時間の縮小と訓練によるスキルアップにより業務効率が向上し、コロナ禍で増加した労務管理の相談や助成金の申請依頼も、品質を落とさず、かつ労働時間も短縮できました。
- 相談業務も2割がオンラインに切り替わり、道外の関東、北陸、九州への移動時間が縮小され、移動にかかる時間と費用が削減されました。
また、ペーパーレス化により、コスト削減だけでなく省資源化も実現できました。
INTERVIEW × 経営者
- テレワークの定着により書類の電子化へも挑戦
多様な働き方が可能な安心できる職場環境を整備 - 紙の書類が多い業界ですが、行政の電子申請も整いつつあり、当社でもデジタル化を模索していました。そのような中、2020年の緊急事態宣言で業務が滞る状況に直面し、テレワークを本格的に全社導入することにしました。その後も感染拡大に伴い、労務管理の相談や助成金の申請依頼が相次ぎ多忙を極めていましたが、テレワークと行政のデジタル化が重なり、業務を止めずに対応することができました。出社せずとも業務の生産性を維持できるテレワークの活用は、大雪による通勤困難時にも活用できると考えています。
代表 特定社会保険労務士 多屋 美織さん
VOICE × 従業員
- 取組をやってみて
- 申請書類の電子化やクラウドサービスの活用といった慣れない対応を、上司や同僚がいない自宅で行うことに不安がありましたが、会社で入念な事前準備が行えたため、出社時と同等の生産性を発揮できました。通勤時間が削減できたことも有意義でした。
野村 雅子さん
専門サービス業令和4年度
社会保険労務士法人Minds
各種労働社会保険手続、労務管理の相談指導業務等
道内の企業を中心に労働社会保険、各種助成金、就業規則、労働者派遣事業許可申請等の作成・申請等を行っています。さらに、雇用管理・人材育成、人事等の相談も承っています。
- 代表者
- 代表 特定社会保険労務士 多屋 美織
- 電話番号
- 011-206-1951
- 住所
- 〒060-0002
札幌市中央区北2条西13丁目1-10
札幌第一会計ビル6階 - 従業員数
- 正社員▶6名
【男性 2名 / 女性 4名】 - 女性管理職数
- 1名
- 産休育休取得者数
- 0名